Obrigações acessórias: o custo oculto da reforma em 2026
Por Murilo Leles Magalhães, OAB/SP 370.636 – Leles Magalhães Advogados
O custo de cumprimento das obrigações acessórias no Brasil alcança R$ 230 bilhões por ano, segundo o IBPT, e 2026 deve registrar o maior gasto de observância já verificado. A razão está na própria implantação da reforma tributária, cujos efeitos financeiros chegaram antes da exigibilidade dos novos tributos.
Há uma assimetria que ainda não entrou no debate com a clareza devida: IBS e CBS só se tornam aplicáveis em janeiro de 2027, mas as empresas já desembolsam agora. Adaptação de sistemas, revisão contratual, reprecificação e padronização de dados são despesas de hoje para tributos de amanhã.
Por que a reforma tributária aumentou o custo de conformidade em 2026?
Porque a transição exige investimento simultâneo em dois sistemas. A empresa mantém o cumprimento integral das obrigações do modelo antigo enquanto constrói a infraestrutura do modelo novo, exigida pela Lei Complementar nº 214/2025. A sobreposição, e não a complexidade isolada de cada regime, é o que eleva o gasto.
O diagnóstico do IBPT quantifica em R$ 230 bilhões anuais o dispêndio das empresas brasileiras com a burocracia tributária, valor que abrange tecnologia, pessoal especializado e acompanhamento legislativo. A projeção de que 2026 será o ano mais caro da série encontra explicação direta na fase de implantação em curso.
Os itens de custo são identificáveis. Adaptação da tecnologia de faturamento e escrituração. Revisão dos contratos vigentes, sobretudo os de longo prazo. Recomposição da precificação de compras e vendas. Padronização de dados para atender ao novo desenho documental. Some-se a isso a contratação de consultorias especializadas em frentes específicas, prática que se generalizou entre companhias de médio e grande porte.
O que a história das reformas ensina sobre a promessa de simplificação?
Ensina que a promessa é recorrente e o resultado, irregular. A reforma de 1965, veiculada pela Emenda Constitucional nº 18/65 e consolidada no Código Tributário Nacional, Lei nº 5.172/66, criou o ICM, o ISS e o IPI com o propósito declarado de organizar competências e reduzir o custo acessório. Seguiu-se profusão de atos normativos, muitos de vida curta, como o Decreto-Lei nº 406/68.
O episódio mais eloquente é o do livro Registro de Controle da Produção e do Estoque, o Modelo 3, instituído pelo Ajuste Sinief. Concebido para substituir as fichas de estoque que alimentam a contabilidade, teve a adoção prorrogada sucessivas vezes diante da dificuldade operacional, foi suspenso e acabou incorporado em 2006 pelo Sped. Durante toda a sua vigência formal, foi substituído pelas velhas fichas que pretendia eliminar.
O Sped, instituído pelo Decreto nº 6.022/2007, nasceu com objetivo semelhante: unificar recepção, validação e armazenamento das informações. Ainda assim, levantamento conduzido em 2011 para a Associação Comercial de São Paulo mediu redundâncias expressivas – a mesma informação entregue mais de uma vez – nas obrigações então vigentes.
| Grupo de tributos ou obrigações | Ocorrências de informação em duplicidade |
|---|---|
| PIS e Cofins | 76 |
| ICMS | 73 |
| IRPJ e CSL | 59 |
| Obrigações trabalhistas e previdenciárias | 51 |
| IPI | 49 |
Calha observar o que esses números revelam. A digitalização resolveu o problema do papel, não o da redundância informacional. O Fisco passou a receber dados melhores; a empresa continuou produzindo o mesmo conteúdo várias vezes, em formatos distintos, para destinatários diferentes.
O split payment reduz mesmo as obrigações acessórias?
Reduz em tese, e apenas se três condições se realizarem. É preciso tecnologia que conecte instituição de pagamento, Receita Federal e Comitê Gestor. É preciso que os softwares de faturamento apliquem as novas regras e se comuniquem com o Comitê. E é preciso definir se os meios de pagamento serão uniformizados, questão ainda em aberto.
O split payment é o principal instrumento da reforma para desonerar a rotina de recolhimento dos tributos sobre o consumo. A lógica é elegante: se o tributo é segregado no próprio ato de pagamento, boa parte da apuração declaratória perde razão de ser. O problema é que a elegância do desenho depende de uma camada de integração ainda não definida pelas autoridades.
Enquanto as funcionalidades do sistema permanecem em construção, o efeito prático é inverso ao pretendido. A empresa precisa manter a rotina atual, preparar-se para a rotina futura e absorver a incerteza sobre qual delas prevalecerá em cada operação. Custo triplo, portanto, no período de transição.
Empresas menores enfrentam desvantagem estrutural?
Enfrentam. Companhias com equipes tributárias dedicadas, orçamento de tecnologia e acesso a consultoria especializada conseguem antecipar a adaptação. Pequenas e médias empresas se defrontam com a mesma complexidade normativa e uma fração dos recursos. A neutralidade econômica pretendida pela reforma não alcança o custo de entrada no novo modelo.
O que os departamentos fiscais devem priorizar agora?
Devem tratar a conformidade como projeto orçado, com escopo, cronograma e responsáveis definidos, e não como ajuste incremental do departamento fiscal. A experiência de implantação mostra envolvimento de toda a organização, com peso concentrado nas áreas de tributos, tecnologia, contratos e finanças.
Em nossa experiência assessorando empresas de médio e grande porte na transição, o gargalo quase nunca é a interpretação da norma. É a distância entre o que o contrato prevê e o que o sistema consegue executar. Contratos de fornecimento de longa duração, celebrados sob a lógica de ICMS e ISS, contêm cláusulas de preço, reajuste e responsabilidade tributária que não conversam com a mecânica do IBS e da CBS.
Há um segundo ponto de atenção, menos evidente. A uniformidade da informação prestada exige método. Se cada unidade da empresa adotar metodologia própria de classificação e apuração, a companhia produzirá dados inconsistentes entre si, com risco de divergência perante as autoridades no período em que a fiscalização estará calibrando seus próprios critérios.
Cumpre registrar, ainda, que os próprios autores do projeto de reforma manifestaram, na imprensa, que a proposta original não contemplava um IVA dual em matéria de obrigações acessórias. A observação importa: parte do custo hoje suportado não decorre do modelo concebido, mas do modelo tal como regulamentado.
Quais os próximos passos até janeiro de 2027?
O intervalo até a exigibilidade dos novos tributos deve ser usado para diagnóstico e adequação, não para espera. Recomenda-se mapear os contratos com vigência posterior a 2026 e identificar cláusulas incompatíveis com o novo regime, dimensionar o investimento em tecnologia com base em cronograma realista, e definir uma metodologia única de dados para toda a organização.
A tributação oculta, aquela que não aparece na alíquota mas consome caixa e horas técnicas, permanece. Empresas que tratarem a transição como questão apenas tributária, sem assessoria integrada a contratos e sistemas, tendem a descobrir o problema quando o custo de correção já for muito superior ao da prevenção.
Perguntas Frequentes sobre obrigações acessórias na reforma tributária
Quanto custa hoje o cumprimento das obrigações acessórias no Brasil?
Segundo o Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação, o custo de observância alcança R$ 230 bilhões por ano, considerando tecnologia, pessoal especializado e acompanhamento da legislação. A entidade projeta que 2026 registrará o maior gasto da série histórica, em razão da implantação simultânea do modelo antigo e do novo desenhado pela reforma tributária.
Quando IBS e CBS passam a ser exigíveis?
Os novos tributos tornam-se aplicáveis ou exigíveis a partir de janeiro de 2027. Isso não significa, contudo, que os custos comecem nessa data. Os gastos com adaptação tecnológica, revisão contratual, reprecificação de compras e vendas e padronização de dados decorrentes da Lei Complementar nº 214/2025 já se materializam ao longo de 2026.
O Sped resolveu o problema da duplicidade de informações?
Só em parte. Instituído pelo Decreto nº 6.022/2007 para unificar recepção, validação e armazenamento de dados, o Sped digitalizou o cumprimento das obrigações. Levantamento de 2011 conduzido para a Associação Comercial de São Paulo identificou, ainda assim, dezenas de ocorrências de informação prestada em duplicidade em cada grupo de tributos.
O split payment elimina obrigações acessórias?
Não por si só. É o principal instrumento da reforma para reduzir a rotina de recolhimento dos tributos sobre o consumo, mas depende de integração tecnológica entre instituição de pagamento, Receita Federal e Comitê Gestor, da adequação dos softwares de faturamento e de definições ainda pendentes sobre uniformização dos meios de pagamento.
Quais áreas da empresa devem participar da adequação?
A implantação envolve a organização como um todo, com concentração nas áreas de tributos, tecnologia, contratos e finanças. Tratar a adequação como tarefa isolada do departamento fiscal costuma gerar retrabalho, porque as decisões de sistema e as cláusulas contratuais condicionam o que a apuração conseguirá executar na prática.
Pequenas e médias empresas terão tratamento diferenciado no custo?
A legislação não neutraliza a assimetria de capacidade de implantação. Empresas maiores, com equipes especializadas e orçamento de tecnologia, tendem a absorver a transição com menor atrito. Companhias menores enfrentam a mesma complexidade normativa com recursos bem inferiores, o que amplia o peso relativo do custo de conformidade.
Toda reforma tributária brasileira nasceu prometendo reduzir a burocracia acessória. A de 2026 talvez seja a mais ambiciosa em desenho e, ao mesmo tempo, a mais cara em implantação. O ano que deveria inaugurar a simplificação será, pelos números disponíveis, o mais oneroso já registrado – e essa contradição merece figurar no orçamento de qualquer companhia antes de figurar em qualquer discurso.
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Aviso
Este conteúdo é meramente informativo e não constitui aconselhamento jurídico ou tributário. Cada caso demanda análise específica. Para orientação personalizada, consulte um advogado tributarista qualificado. |